Integritást sértő események bejelentése

Az MVM Next Energiakereskedelmi Zrt. – megfelelve a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (Panasztörvény), köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló 2009. évi CXXII. törvény, illetve a köztulajdonban álló gazdasági társaságok belső kontrollrendszeréről szóló 339/2019. (XII. 23.) kormányrendelet előírásainak – a szervezeti integritást sértő események, jogellenes cselekmények és mulasztások, valamint egyéb visszaélések és panaszok bejelentésének fogadására dedikált (ún. „Whistleblowing”) csatornákat tart fenn:

• e-mail: integritasnext@mvm.hu
• levél: MVM Next Energiakereskedelmi Zrt. 1023 Budapest, Árpád fejedelem útja 26-28.; Feltüntetendő: „Megfelelést Támogató Szervezet részére, s.k. felbontásra”
• elektronikus bejelentő felület

Fenti csatornákon jelezhetők mindazon információk, melyek az MVM Next Energiakereskedelmi Zrt. szervezeti integritását sértő eseményekre utalnak vagy azt vélelmezik, különösen, de nem kizárólagosan:

• a hatályos etikai kódexben rögzítetteket sértő események,
• korrupció,
• jogszabályba vagy belső szabályzatba ütköző vagy annak feltételezett cselekmény vagy mulasztás, illetve egyéb visszaélés,
• csalás.

A bejelentések kezelésével kapcsolatosan a következőket kell tudni:

• az email fiók ellenőrzése napi szinten megtörténik,

• az MVM Next Energiakereskedelmi Zrt.-nél a bejelentést független szervezeti egység (Megfelelést Támogató Szervezet) vizsgálja meg,

• a bejelentés bizalmas kezelése biztosított; a bejelentésekhez kizárólag az MVM Next Energiakereskedelmi Zrt. megfelelési tanácsadói, compliance munkatársai férnek hozzá; a bejelentést kivizsgáló személyek a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – az MVM Next Energiakereskedelmi Zrt., illetve az MVM Csoport szervezeti egységeivel és munkatársaival kizárólag a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg,

• a bejelentés minden csatornán anonim módon is tehető, és ilyen esetekben az MVM Next Energiakereskedelmi Zrt. mindent megtesz annak biztosítása érdekében, hogy a bejelentő személyazonossága ne legyen megállapítható; ugyanakkor anonim bejelentés alkalmával is célszerű, hogy a bejelentő valamely, azonosításra nem alkalmas elérhetőséget (pl. személyes adatot nem tartalmazó e-mail címe) megadjon a vizsgálat hatékony lefolytatásának elősegítése, a további információ kérése és a visszacsatolás lehetőségének biztosítása céljából,

• a bejelentővel szemben alapvető elvárás, hogy a bejelentést jóhiszeműen tegye meg, és minden általa ismert, releváns információt közöljön az eset megfelelő megítéléséhez és kivizsgálásához,

• az MVM Next Energiakereskedelmi Zrt. biztosítja, hogy egyetlen bejelentőt se érjen hátrány, zaklatás vagy bármilyen egyéb retorzió vagy diszkrimináció annak következtében, hogy információt szolgáltat integritást sértő események gyanúja esetén, ugyanakkor jogi következményeket vonhat maga után ha megállapítást nyer, hogy bejelentését nem jogszerűen (Panasztörvény 45. §) tette meg, és alaposan feltehető, hogy a bejelentésével összefüggésben bűncselekményt vagy szabálysértést követett el, vagy másnak kárt, illetve egyéb sérelmet okozott. A bejelentőre vonatkozó védelemben részesül a jogszerű bejelentést tevő bejelentő részére a bejelentés megtétele során segítséget nyújtó személy, valamint a jogszerű bejelentést tevő bejelentővel kapcsolatban álló személy (így különösen a bejelentő munkatársa vagy családtagja) is.

A bejelentések eredményes vizsgálatához legalább az alábbi információk megadása szükséges:

• az Etikai Kódex megsértése vagy egyéb szervezeti integritást sértő vétség miatt bepanaszolt személy beazonosításához alapvetően szükséges adatok,

• a bejelentett szervezeti integritást sértő esemény, etikai vétség, szabályszegő magatartás, minél konkrétabb, részletesebb leírása (helyszín, időpont, cselekmény, érintett természetes vagy jogi személyek),

• az eset bizonyítására alkalmas, a bejelentő rendelkezésére álló dokumentumok, információk, bizonyítási eszközök és/vagy azok fellelhetőségére vonatkozó adatok,

• azon személyek megjelölése, akik tanúsíthatják vagy tudomással bírhatnak a bejelentett eseményről, cselekményről, annak körülményeiről,

• a bejelentő nyilatkozata arra vonatkozóan, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi meg.

A bejelentő természetes személy a bejelentés megtételével az „Adatkezelési tájékoztató integritást sértő eseményt bejelentőknek” című adatkezelési tájékoztatóban foglaltak alapján hozzájárul személyes adatainak a tájékoztatóban foglaltak szerinti kezeléséhez.

A bejelentések kivizsgálására az MVM Next Energiakereskedelmi Zrt. vonatkozó belső szabályzatának megfelelően kerül sor. Az írásban megtett bejelentés kézhezvételéről az MVM Next Energiakereskedelmi Zrt. visszaigazolást küld a bejelentő részére. A bejelentés beérkezését követően előzetesen megvizsgálásra kerül, hogy a bejelentés alapján fennáll-e integritást sértő esemény gyanúja, illetve szükség van-e a bejelentés más szervezeti egységhez vagy szervhez vagy az MVM Csoport más társaságához való áttételére. Amennyiben a bejelentés alapján integritást sértő esemény gyanúja áll fenn, és annak kivizsgálása az MVM Next Energiakereskedelmi Zrt. hatáskörébe tartozik, a bejelentés érdemi vizsgálatára irányuló eljárás megindul.

A bejelentésről és a bejelentésben foglaltakról a bejelentésben érintett személy, illetve a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személy tájékoztatást kap.

A bejelentés érdemi vizsgálata mellőzhető, ha:

• ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú, már kivizsgált esetre vonatkozó a bejelentés, vagy

• a bejelentés nem tartalmaz elégséges információt, vagy

• a közérdek vagy nyomós magánérdek a bejelentésben érintett természetes vagy jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

Ezekben az esetekben a vizsgálat mellőzéséről és a mellőzés indokáról a bejelentő tájékoztatást kap.

Amennyiben a bejelentés és a rendelkezésre álló információk szervezeti integritást veszélyeztető eseményre utalnak, az MVM Next Energiakereskedelmi Zrt. haladéktalanul megteszi a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy a fentiekben hivatkozott jogszabályokban foglalt kötelezettségeinek maradéktalanul megfeleljen. A vizsgálat vizsgálati jelentéssel zárul. A vizsgálat eredményéről a bejelentést tevő visszajelzést kap.